Vier tips om iedereen mee te krijgen met jouw digitale transformatie

Een digitale transformatie werkt alleen als de hele organisatie daarachter staat: van het management tot de werkvloer en van finance tot de facilitaire dienst. Hoe krijg je bij een dergelijke procesoptimalisatie alle neuzen dezelfde kant op?

Een digitale transformatie is een vorm van procesoptimalisatie. Daardoor wordt het vooral gezien als een technisch fenomeen. Maar de menselijke kant is minstens zo belangrijk en wordt nogal eens onderschat. Het gevolg? Forse investeringen in nieuwe technologie die niet terugverdiend worden doordat gebruikers hun hakken in het zand zetten. Om je te behoeden voor deze valkuil, vertellen we je in deze blog hoe je jouw organisatie vooraf warm maakt voor een digitale transformatie. Dat doen we aan de hand van enkele praktische tips.

Vier tips voor menselijke procesoptimalisatie

1 Zet in op personeelsontwikkeling
Goed personeelsbeleid kan de kans op een succesvolle digitale transformatie verdubbelen, volgens onderzoeksbureau McKinsey. Dat wordt onderbouwd door de vijf sleutelfactoren voor een succesvolle digitale procesoptimalisatie. Daarvan gaat er slechts één over technologie: ‘upgraden van digitale tools’. De overige vier richten zich op de menselijke kant: ‘personeel in staat stellen om op een nieuwe manier te werken’, ‘aanstellen van de juiste digitaal onderlegde manager(s)’, ‘ontwikkelingskansen voor het personeel’ en ‘regelmatig communiceren over de verandering.’

2 Laat procesoptimalisatie doorsijpelen in de hele organisatie
Digitale transformatie vereist vaak een nieuwe manier van werken en een bijbehorende mindset. Dat betekent dat een transformatie onderdeel moet worden van de bedrijfscultuur. Hoe krijg je dat voor elkaar? Begin met continu aandacht te besteden aan deze procesoptimalisatie en de bijbehorende mindset uit te dragen, bij voorkeur op dagelijkse basis. Begeleid medewerkers in het werken met nieuwe digitale tools en laat ze zelf de voordelen daarvan ervaren. Bij jongere medewerkers gaat dit over het algemeen makkelijker dan bij meer ervaren collega’s. De jongere generatie is immers opgegroeid met digitale hulpmiddelen.

3 Zorg voor een gemixt personeelsbestand
Een goede mix van jong en oud geeft een digitale transformatie een boost. Het zorgt voor kennisoverdracht van twee kanten, die als het ware vanzelf gaat. Waar de oudere medewerkers hun digitale vaardigheden ontwikkelen, doen jongere medewerkers vakinhoudelijke kennis op. Het is namelijk een fabeltje dat senior medewerkers minder snel geneigd zijn met een digitale procesoptimalisatie tool te gaan werken: ze zijn wel degelijk geïnteresseerd, maar alleen minder vergroeid met digitale middelen.

4 Maak geen onderscheid
Bij een digitale procesoptimalisatie wil je iedereen aan boord hebben. Dan helpt het om geen onderscheid te maken tussen medewerkers. Scheer iedereen over dezelfde digitale kam. Dat geldt niet alleen voor jong en oud, maar ook voor verschillende teams, afdelingen en locaties. In jouw interne communicatie moet je dat ook uitdragen. Voorzie iedereen van dezelfde informatie, op dezelfde manier en in dezelfde toon. Zo zorg je dat alle medewerkers zich betrokken voelen, steeds enthousiaster worden over de digitale transformatie en mee willen doen. Geef medewerkers tijd en de mogelijkheid om vanuit hun bestaande kennis en ervaring de nieuwe ontwikkelingen te begrijpen, leren, volgen en omarmen.

It’s hard to say goodbye

Houd je je aan de bovenstaande vier uitgangspunten, dan zal 99% van de neuzen bij een digitale procesoptimalisatie dezelfde kant op komen te staan. Dat betekent wel dat je 1% mist. Maak je daar geen zorgen over, daar heeft elk bedrijf mee te maken. Er zijn altijd mensen die moeilijk met veranderingen door procesoptimalisatie om kunnen gaan. Moet je dan afscheid nemen van deze dwarsliggers? Nee, niet persé. Geef ze de tijd om te wennen aan een andere werkwijze en dwing ze vooral niet, dat kan het verschil maken. Pas als het echt niet meer anders kan, neem je afscheid van degene, in het belang van jouw organisatie.

Hoe eerder je start met een digitale procesoptimalisatie, hoe beter. Want een digitale transformatie maakt jouw organisatie efficiënter: werkprocessen verlopen sneller, terwijl je daar minder fte’s voor nodig hebt. Tegelijkertijd zorgt de bijbehorende procesautomatisering voor minder handmatige handelingen en bijbehorende fouten. En last but not least: digitaliseren maakt je een aantrekkelijke werkgever voor starters. Niet alleen doordat jongeren werknemers liever met digitale hulpmiddelen werken, ook omdat deze tools ze vaak meer vrijheid bieden om op afstand te werken en hun werk-privébalans zelf te bepalen.

Procesoptimalisatie: waar begin je?

In dit whitepaper vind je handige tips voor procesoptimalisatie. Lees waar je het beste kunt beginnen met procesoptimalisatie