In 5 stappen een zakelijk evenement organiseren

Je organiseert niet zomaar even een zakelijk evenement. Dat heeft onder meer te maken met het feit dat je de lat hoog legt. Een zakelijk evenement moet goed zijn. Heb je de zaken namelijk niet in orde, dan straalt dat af richting je bedrijf. Mensen zullen zich afvragen of je op zakelijk vlak dan wel scherp bent als het evenement flopt. Daarom helpen we je een beetje met een stappenplan. Want het organiseren van een evenement houdt niet op bij het bestellen van promotieartikelen met logo.

Bepaal de doelstelling

Voor je ook maar iets doet moet je de doelstelling van je evenement bepalen. Is dat om infomatie te geven, wil je kennis en ervaringen delen en uitwisselen of wil je nou je imago bevestigen of verbeteren? Wil je draagvlak creeren of wil je met het evenement bedanken en belonen? Aan de hand van het bepalen van de doelsteling kun je vervolgens ook de doelgroep bepalen.

Bepaal het te besteden budget

Het is heel belangrijk om de kosten vooraf in kaart te brengen. Bepaal dus wat nodig is. Denk wat betreft de kosten aan de locatie, eventueel meubilair, catering, audiovisuele middelen, vervoer, entertainment, het inhuren van sprekers, de aankleidng van de locatie, en drukwerk, bijvoorbeeld het regelen van keycords.

Geef iemand de leiding

Het is belangrijk om voor de organisatie van een zakelijk evenement iemand vrij te maken en de verantwoordelijkheid te geven. Natuurlijk kan zo iemand bepaalde zaken weer te delegeren, maar één hoofdverantwoordelijke werkt toch altijd het meest prettig. Zo houd je de lijnen kort.

Bepaal het ideale moment

Houd bij de planning van het evenement rekening met de vakantieperiode en eventueel andere grote evenementen die tegelijk plaatsvinden. Het zou zonde zijn als je een dag plant die samenvalt met een vergelijkbaar evenement in de buurt. Kijk ook naar sportwedstrijden en probeer enigszins rekening te houden met het weer. Pas als je de datum en het tijdstip hebt vastgesteld, pas dan kies je een locatie, de volgende stap in het geheel.

Stel programma samen

Heb je een datum en een perfecte locatie gevonden? Dan kun je gericht met het programma aan de slag. Daarbij kun je kiezen voor een aantal vaste en terugkerende elementen bijvoorbeeld. Je kunt wat betreft het inhuren van professionals prima samenwerken met een organisatiebureau. Zij hebben de contacten en kunnen snel zaken doen.