Registreren zonder ernaar om te hoeven kijken

Elk bedrijf dat over eigen auto’s beschikt, of deze nu eigendom zijn van het bedrijf of als leaseauto door medewerkers worden gebruikt, krijgt ermee te maken: de rittenregistratie. In de meeste gevallen nu niet bepaald het meest populaire klusje, maar zeker niet iets om dan maar te laten versloffen. Een administratie die niet op orde is kan tot grote problemen of zelfs hoge boetes leiden, omdat de Belastingdienst dit nu eenmaal verplicht heeft gesteld. Gelukkig zijn er manieren om dit goed te doen zonder er al te veel omkijken naar te hebben.

Alles moet worden genoteerd

Voor auto’s die eigendom zijn van het bedrijf geldt dat goed moet worden bijgehouden hoe deze precies worden ingezet. Ook leaseauto’s die vast gebruikt worden door medewerkers, maar dan alleen voor zakelijke doeleinden, kennen een flinke administratie. Vervelend, maar natuurlijk wel terecht. Als een auto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt, en er dus niet privé in wordt gereden, levert dit heel wat fiscale voordelen op. Om die reden wil de Belastingdienst echt zeker weten dat er alleen sprake is van zakelijk gebruik, en is het aan een bedrijf om dit ten alle tijden aan te kunnen tonen.

Dat betekent dat feitelijk elk ritje dat met de auto wordt gereden moet worden vastgelegd. Het aantal kilometers, het tijdstip, het doel: alles. Precies volgens de eisen die de Belastingdienst stelt. Het is verstandig om je hier goed in te verdiepen, want als je wel een kilometerregistratie bijhoudt, maar deze voldoet niet aan de eisen, kun je alsnog een probleem hebben.

Kan dat niet gemakkelijker?

Zeker wanneer het om aardig wat auto’s gaat kan de berg administratie aardig oplopen, waarmee ook de kans op fouten of onnauwkeurigheden toeneemt. Kan dat niet gemakkelijker?

Gelukkig wel! Deze administratie is er nu typisch eentje die grotendeels automatisch kan verlopen. Wanneer iedere auto wordt uitgerust met een systeem met GPS, kan altijd worden geregistreerd welke bewegingen er precies mee worden gemaakt. Hoe lang de rit was, op welk tijdstip hij plaatsvond: allemaal informatie die de Belastingdienst vereist. Deze informatie kan, precies volgens de regels, worden omgezet in een handig overzicht en worden bewaard. Dit levert nauwelijks werk op, maar zorgt wel voor een administratie die altijd helemaal op orde is en volledig aan alle eisen voldoet. Prettig, en ook nog eens extra nauwkeurig omdat de processen grotendeels automatisch verlopen. Vergeten een kilometerstand te noteren of een tijd moeten schatten is verleden tijd; het automatische systeem doet altijd zijn werk.