Het verschil tussen payroll en salarisadministratie

Ben je ondernemer en wil je jouw organisatie gaan uitbreiden met jouw eigen personeel? Dan moet je gaan nadenken over de manier waarop je mensen wilt aannemen. Je kunt daarbij kiezen uit twee verschillende opties, namelijk payroll of je eigen loonadministratie voeren. In deze blog bespreken we de verschillen en hoe je de juiste keuze voor jouw bedrijf maakt.

Wat is het verschil?

Voordat we beide opties apart uitleggen, behandelen we kort wat het grootste verschil tussen de twee is. Onder payroll verstaan we het uitbesteden van je loonadministratie én het werkgeverschap (inclusief alle werkgeverslasten) aan een derde partij. Het belangrijkste punt is dus dat het werkgeverschap niet bij jou als ondernemer ligt, maar bij een externe partij. 

Wil je jouw werknemers wel zelf in dienst nemen, dan ben je verantwoordelijk om zelf de loonadministratie hiervoor te verzorgen. Daarbij moet je denken aan de salarisverwerking en het uitbetalen van het salaris. Hierbij maakt het niet uit of de loonadministratie door een partner of intern wordt verwerkt, het grote verschil is dat jij zelf eindverantwoordelijk bent voor het werkgeverschap en het salaris. Als je toch al HR-gerelateerde werkzaamheden uitvoert, bijvoorbeeld met personeelsadministratie software, dan kan het een logische stap zijn om ook de salarisadministratie hierbij te doen.

Wat is payroll?

De optie payroll houdt dus in dat je zowel de loonadministratie als het werkgeverschap uitbesteed aan een externe partij. De loonadministratie en het juridisch werkgeverschap worden door deze partij van je overgenomen. De nieuwe werknemers die je aan je bedrijf wilt toevoegen, komen direct bij het payrollbedrijf in dienst in plaats van bij jouw eigen organisatie. 

Het werkgeverschap wordt op twee manieren onderverdeeld: formeel en materieel werkgeverschap.

Formeel werkgeverschap

Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor het formele werkgeverschap, waaronder de salarisverwerking en de uitbetalingen van dit salaris. Daarnaast liggen ook de wettelijke verplichtingen en lasten, zoals pensioen en verzekeringen, bij deze partij. Door voor deze constructie te kiezen, ben jij als ondernemer vrij van risico’s en hoef je je niet met deze administratieve lasten bezig te houden.

Materieel werkgeverschap

Bovenstaand betekent niet dat jij als ondernemer helemaal geen zeggenschap meer hebt. Jij houdt je namelijk wel bezig met het materieel werkgeverschap. Hieronder vallen alle processen omtrent het functioneren van de medewerker, zoals salaris- en functioneringsgesprekken. Natuurlijk houd jij als ondernemer ook toezicht op de werkzaamheden die de werknemer uitvoert.

De voor- en nadelen

• Ben je een beginnende ondernemer? Dan kan payroll interessant zijn omdat je minder risico’s loopt als werkgever. Bij ziekte of arbeidsongeschiktheid ben jij niet verantwoordelijk voor het doorbetalen van het salaris.
• In de payroll constructie neemt het payrollbedrijf alle risicio’s omtrent de medewerkers van jou over. Daarom wordt er gewerkt met een omrekenfactor op het bruto-loon. Daardoor heb je in de meeste gevallen hogere loonkosten per werknemer dan wanneer je de loonadministratie uitbesteed of zelf uitvoert.
• Vanuit de werknemer gezien kan een payroll constructie een gevoel van afstand tot de organisatie oproepen. Dit ontstaat voornamelijk wanneer er ook andere medewerkers zijn die wel direct in dienst zijn.
• Om de loonadministratie zelf te voeren, heb je ook tijd en kennis nodig. Kun je dit niet zelf en heb je geen werknemer in dienst die de loonadministratie kan voeren? Dan kies je er snel voor om het uit te besteden. Daarbij kun je dus kiezen tussen payroll of om de loonadministratieverwerking uit te besteden aan een partner.

Liever zelf uitvoeren?

Op basis van bovenstaande voor- en nadelen kun je zelf de juiste afweging maken welke optie voor jou het meest interessant is. Besluit je om de loonadministratie zelf of intern binnen jouw eigen organisatie uit te voeren? Dan mag efficiënte loonadministratie software niet ontbreken. Door handige functies, geautomatiseerde processen en automatische meldingen wordt de salarisverwerking sneller, slimmer en efficiënter ingericht. Zo wordt het minder foutgevoelig en houd jij meer tijd over voor jouw organisatie.